OBMEDZTE PLÝTVANIE VO VAŠEJ FIRME
Viete, že zmluva alebo objednávka, ktorá vám už dva týždne leží nepodpísaná na stole, vás s každým pribúdajúcim dňom stojí peniaze navyše? Každý proces, ktorý nebeží, každá činnosť, ktorá nie je vykonávaná, stojí vašu firmu peniaze. Pre vás je nepodpísaný zmluva "iba" odložená činnosť. Z pohľadu firmy však blokujete procesy, ktoré sa odvíja práve od tejto zmluvy. Dochádza k plytvaniu.
Kedy sa jedná o plytvanie?
Zákazník platí vašej firme za procesy, ktoré zahŕňajú náklady a zisk. Tento proces je 100% ziskový, ak vám za neho zákazník zaplatí, ak ho vykonáte na prvýkrát a správne, a ak vytvára pridanú hodnotu. Všetko ostatné je plytvanie
Čo je plytvanie?
• defekty (chybné výrobky)
• nadvýroba (produkujete viac kusov ako je potreba)
• čakanie (schvaľovanie formulárov, zmlúv, čakanie na dodávky materiálu a pod)
• zbytočný materiál v procesoch (plytvanie materiálom napr. na propagačných akciách firmy)
• nadbytočné sklady (nepotrebný materiál, nepredané prebytky)
• zbytočný pohyb, transport a logistika (časté cesty zamestnancov, pendlování zamestnancov medzi oddeleniami, prepravovanie poloprázdnych paliet)
• přeprocesování (veľké množstvo procesov, vedenie záznamov zaberá viac času ako činnosť samotná)
• nevyužitie ľudského potenciálu (zamestnanec, ktorý sa nudí alebo pracuje na nepodstatných veciach)
Zápasí vaša firma s podobnými nešváry, môže vám pomôcť metóda VSM (Value stream mapping). V rámci tejto metódy si môžete vytvoriť mapu aktuálnych procesov, ktoré vám ujasní, ktoré procesy sú neefektívne. Tieto potom môžete zrušiť alebo redukovať. Ak ste podobnú vec ešte vo firme nerobili, odporúčame vám spojiť sa s odborníkmi, ktorí vám podobná schémy pomôžu vytvoriť.
Príklady riešenia
Ak sa ukáže, že je neefektívny doprava, nemožno ju úplne vylúčiť, pretože produkt musíte prepraviť na určené miesto. Je však potrebné hľadať spôsoby, ako "neplytvať" - nájsť lepšie trasy, eliminovať časté tankovanie, nájsť výhodnejšieho dodávateľa na prepravu, apod.
Ak sú neefektívne firemné porady, zmeňte to. Nastavte si ciele, agendu jednotlivých porád a vyžadujte starostlivú prípravu všetkých zúčastnených. Držte sa striktne časového rozpätia. Ak je porada naplánovaná na 60 minút a preťahujete o ďalších 30 minút, je lepšie poradu prerušiť a navrhnúť iný termín. Každý, kto má na porade vystúpiť, nech dodržiava čas pre svoj výstup.
Aby vaši obchodníci pracovali efektívne a so ziskom, stanovte presne ich priority a ciele. Určite presne, aké zákazky sú už stratové (podľa predpokladaného obratu, marže či strategického významu pre ďalší rozvoj vzťahu so zákazníkom). Stanovte im podiel pracovnej doby, ktorý majú venovať realizácii zákaziek, vytváranie nových obchodných vzťahov a novým nápadom (kreativite).
Zefektívnenie procesov naprieč firmou
Ak máte jasno v procesoch, prichádza vhodná chvíľa na zapojenie všetkých osôb vo firme s cieľom zefektívňovať. Je vhodné aplikovať nástroj pre zefektívňovanie procesov 5S a ďalšie jednoduché techniky, ktoré vám môžu pomôcť zvýšiť efektivitu až o desiatky percent. Rovnako ako u mnohých ďalších činností je nutné zapojiť do nich celú firmu a namotivovat zamestnancov, aby sa snažili tieto procesy dodržiavať. Ide totiž aj o ich záujem - aby firma prosperovala a náklady sa nemuseli znižovať inde - napríklad v personálnom oddelení.
Autor: Peter Staško, uverejnený 10-9-2012, časopis: Kow How Klub
